REGULAMIN ŚWIADCZENIA NIEODPŁATNYCH PORAD

PRAWNYCH I OBYWATELSKICH

W BIURZE PORAD OBYWATELSKICH

I W PUNKTACH BIURA PORAD OBYWATELSKICH,

prowadzonych przez Stowarzyszenie Solidarne Kobiety Zawsze,

w ramach projektu „Prowadzenie Biura Porad Obywatelskich w Szczecinie”

Regulamin świadczenia porad obywatelskich w Biurze Porad Obywatelskich i Punktach Porad Obywatelskich określa zasady i sposób funkcjonowania Biura Porad, zakres i sposób udzielania porad przez doradców Biura oraz obowiązki i uprawnienia doradców i klientów Biura.

§ 1

ZASADY OGÓLNE

1. Biuro Porad Obywatelskich (dalej BPO) i Punkty Biura Porad Obywatelskich (dalej PBPO) działają w Szczecinie w ramach projektu „Prowadzenie Biura Porad Obywatelskich w Szczecinie”.
2. Projekt finansowany jest ze środków Miasta Szczecin w ramach realizacji zadania publicznego pod tytułem: „Prowadzenie Biura Porad Obywatelskich w Szczecinie”.

§ 2

WYJAŚNIENIE POJĘĆ

Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:

1. poradzie obywatelskiej – należy przez to rozumieć udzieloną ustnie (rozmowa bezpośrednia lub telefoniczna) lub pisemnie (pismo lub e-mail) pomoc o przysługujących klientowi prawach oraz ciążących na nim obowiązkach wynikających z obowiązujących przepisów prawa, w zakresie istotnym dla rozwiązania jego problemu w postaci:
   • informacji o właściwej instytucji do załatwienia sprawy,
   • doradztwa specjalistycznego wspierającego świadomość, samodzielność i odpowiedzialność klienta,
   • warsztatów – z wypełniania standardowych formularzy, aplikacji zawodowych, autoprezentacji, redagowania pism i podań, radzenia sobie ze stresem, itp.,
2. e-poradzie – należy przez to rozumieć udzieloną pisemnie opinię o przysługujących klientowi prawach oraz spoczywających na nim obowiązkach wynikających z obowiązującego prawa; e-porada udzielana jest na pisemne zapytanie klienta przesłane za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie internetowej www.biuroporadszczecin.pl;
3. biurze – należy przez to rozumieć Biuro Porad Obywatelskich w Szczecinie przy al. Wojska Polskiego 113/04 i Punkty Biura Porad Obywatelskich w Szczecinie;
4. doradcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, zaangażowaną przez Stowarzyszenie Solidarne Kobiety Zawsze, udzielającą bezpłatnej porady obywatelskiej w ramach BPO i PBPO na terenie Miasta Szczecin;
5. specjaliście / ekspercie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, posiadającą specjalistyczną wiedzę z zakresu praw obywatelskich, zaangażowaną przez Stowarzyszenie Solidarne Kobiety Zawsze, udzielającą bezpłatnej porady obywatelskiej w ramach projektu;
6. wolontariuszu – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która podpisała ze Stowarzyszeniem Solidarne Kobiety Zawsze porozumienie o współpracy w ramach umowy wolontariackiej w ramach projektu „Prowadzenie Biura Porad Obywatelskich w Szczecinie”. Wolontariusz wspiera funkcjonowanie BPO i PBPO, pomagając doradcom w ich pracy oraz udziela pod nadzorem doradcy e-porad w ramach projektu;
7. SSKZ – należy przez to rozumieć Stowarzyszenie Solidarne Kobiety Zawsze z siedzibą w Szczecinie, al. Wojska Polskiego 113/04, 70-483 Szczecin;
8. projekcie – należy przez to rozumieć projekt finansowany ze środków Miasta Szczecin w ramach realizacji zadania publicznego pod tytułem: „Prowadzenie Biura Porad Obywatelskich w Szczecinie”;
9. uczestniku projektu – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która korzysta z oferty szkoleniowej w ramach projektu;
10. kliencie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, mieszkańca Szczecina, która korzysta z oferty doradczej Biura;
11. dyżurze – należy przez to rozumieć świadczenie bezpłatnej porady prawnej lub obywatelskiej przez doradcę w wyznaczonych terminach i w lokalizacjach, zgodnie z harmonogramem.

§ 3

1. Regulamin ma charakter aktu wewnętrznego.
2. Regulamin jest uchwalany i zmieniany uchwałą Zarządu Stowarzyszenia Solidarne Kobiety Zawsze.
3. Każda osoba chcąca skorzystać z oferty Biura powinna przed skorzystaniem z porady w rozumieniu niniejszego Regulaminu zapoznać się z jego treścią. Zwrócenie się do doradcy o poradę oznacza zaakceptowanie przez danego uczestnika projektu lub klienta postanowień niniejszego Regulaminu.

§ 4

ZASADY FUNKCJONOWANIA

Podstawowymi zasadami funkcjonowania Biura Poradnictwa Obywatelskiego jest bezpłatność i powszechność dostępu do poradnictwa z uwzględnieniem § 5, przy zachowaniu zasad poufności, bezstronności, rzetelności i aktualności.

Definicje zasad:

• a) bezpłatność – porady świadczone przez Biuro Porad Obywatelskich są całkowicie bezpłatne. Bezpłatnie przekazywane są również niezbędne materiały, wzory pism, itp. Klienci w celu uzyskania specjalistycznej pomocy z zakresu poradnictwa obywatelskiego umówieni mogą być ze specjalistą/ekspertem, którego pomoc również świadczona jest bezpłatnie. Informacja o bezpłatnych poradach jest umieszczona w widocznym miejscu w poczekalni BPO, a także zamieszczana we wszystkich materiałach promocyjnych, ulotkach oraz na stronie internetowej Biura;
• b) poufność – Biuro zapewnia zachowanie tajemnicy o zakresie udzielonych informacji, jak też o samym fakcie pobytu klienta w Biurze. Wyjątek od zasady stanowią sytuacje określone prawem, a katalog tych praw znajduje się w regulaminie;
• c) bezstronność i niezależność – Biuro udzielając porad kieruje się tylko i wyłącznie dobrem klienta, nie zaś interesem kogokolwiek innego. Doradca udzielając porady nie kieruje się własnymi przekonaniami, opiniami i wartościami, nie ocenia klienta, jego działań oraz nie angażuje się po żadnej ze stron konfliktu;
• d) aktualność i rzetelność informacji – informacje są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz z aktualną ofertą instytucji i organizacji działających na rzecz obywateli;
• e) samodzielność klienta – doradca nie podejmuje decyzji za klienta, podaje tylko istniejące możliwości rozwiązania jego problemu. Klient sam dokonuje wyboru.

§ 5

UCZESTNICY PROJEKTU (KLIENCI)

Z oferty doradczej BPO i PBPO skorzystać mogą zainteresowani mieszkańcy miasta Szczecina, chcący uzyskać informacje i pomoc w sprawach prawnych i obywatelskich. Zakłada się powszechny dostęp do bezpłatnego poradnictwa prawno-obywatelskiego bez ograniczenia ze względu na wiek klientów lub ich status majątkowy.

§ 6

ZAKRES MERYTORYCZNY PORAD

1. Bezpłatna pomoc obywatelska świadczona w BPO i PBPO obejmuje porady prawne i obywatelskie.
2. W ramach BPO i PPO klient będzie mógł uzyskać poradę prawną i obywatelską, w szczególności w zakresie spraw: mieszkaniowych, rodzinnych, świadczeń socjalnych, świadczeń z ubezpieczenia społecznego, zatrudnienia i bezrobocia, spraw spadkowych, imigracji/repatriacji, spraw konsumenckich i własnościowych, spraw karnych.
3. Porady obywatelskie udzielane są przez:
   • a) doradców wyłącznie w formie ustnej – w czasie osobistego spotkania z doradcą lub telefonicznie;
   • b) prawników specjalistów wyłącznie w formie ustnej – w czasie osobistego spotkania;
   • c) e-biuro – po zgłoszeniu wniosku o e-poradę na formularzu dostępnym na stronie www.biuroporadszczecin.pl doradca na podstawie przedstawionego stanu faktycznego sprawy sporządzi pisemną poradę.
4. Klient może otrzymać e-poradę w wybranej formie:
   • a) osobiście – w BPO i w dowolnym PBPO;
   • b) mailowo – przesłanie porady na wskazany przez Klienta adres e-mail;
   • c) telefonicznie – doradca ustnie przekazuje Klientowi treść porady.

§ 7

WYŁĄCZENIA

1. Oferta doradcza Biura nie obejmuje pisemnego sporządzania: pozwów, prywatnych aktów oskarżenia, apelacji, zażaleń, odpowiedzi na pozew, odpowiedzi na apelacje, kasacji, skarg konstytucyjnych, opinii prawnych oraz jakichkolwiek innych pism do sądów, trybunałów, organów administracji publicznej w Polsce i innych krajach, a także pism kierowanych do innych osób fizycznych, osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nie posiadających podmiotowości prawnej.
2. Doradca, prawnik specjalista ani wolontariusz nie dyktują nadto treści pism, o których mowa w § 7 ust. 1.
3. Oferta doradcza Biura nie obejmuje występowania w charakterze pełnomocnika lub obrońcy klienta przed Sądem Najwyższym lub Trybunałem.
4. Oferta doradcza Biura nie narusza przepisów ustawy z dnia 26 maja 1982 r. prawo o adwokaturze (tj. Dz. U. 2002 nr 123, poz. 1058 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (tj. Dz. U. 2002 nr 123 poz. 1059 z późn. zm.).

§ 8

PROCEDURA UDZIELANIA PORAD

1. Procedura udzielania porady obywatelskiej obejmuje:
   • a) zgłoszenie ustnie, telefonicznie lub za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie www.biuroporadszczecin.org.pl (do rozwiązania przez e-biuro) potrzeby skorzystania z porady;
   • b) wstępna weryfikacja przez doradców lub wolontariusza spełnienia przez klientów formalnych warunków uczestnictwa w projekcie, określonych w § 5;
   • c) ustalenie przez doradcę rodzaju potrzebnej pomocy oraz terminu jej udzielenia;
   • d) podanie przez klienta danych niezbędnych do wypełnienia Karty doradczej celem potwierdzenia spełniania warunków uczestnictwa w projekcie oraz wprowadzenie sprawy do bazy danych klientów;
   • e) złożenie przez Klienta pisemnego oświadczenia o spełnianiu warunków uczestnictwa w projekcie oraz zapoznaniu się z warunkami świadczenia poradnictwa w Biurze, zawartymi w niniejszym Regulaminie, z zastrzeżeniem, iż w przypadku udzielenia porady telefonicznie lub elektronicznie czynność tą zastępuje oświadczenie Klienta złożone telefonicznie lub elektronicznie, a następnie odnotowane przez doradcę w Karcie doradczej;
   • f) udzielenie porady wraz z jej opisaniem w Karcie doradczej;
   • g) w razie wystąpienia skomplikowanych kwestii prawnych, w których potrzebna będzie konsultacja specjalisty prawnika, doradca umawia klienta na indywidualne spotkanie ze specjalistą/prawnikiem;
   • h) fakt otrzymania porady klient potwierdza poprzez złożenie własnoręcznego podpisu na Karcie doradczej. W przypadku porad świadczonych telefonicznie, mailowo, pisemne poświadczenie klienta o przyjęciu porady zastępuje oświadczenie doradcy odnotowane w Karcie doradczej;
   • i) uzupełnienie przez Klienta ankiety oceniającej usługę doradczą.
2. Klienci nie umówieni uprzednio na poradę w danym dniu uzyskają poradę tylko w sytuacji, gdy w tym dniu u danego doradcy będzie wolny termin. W przeciwnym razie klient może zostać umówiony na kolejny najbliższy wolny termin.
3. Standardowy czas oczekiwania na e-porady i porady udzielane przez prawników wynosi do 21 dni (termin liczony od dnia zgłoszenia zapotrzebowania na poradę).

§ 9

OBOWIĄZKI I UPRAWNIENIA KLIENTA I DORADCY

1. Klient powinien udostępnić doradcy do wglądu wszystkie dokumenty i informacje niezbędne do właściwej oceny problemu i udzielenia rzetelnej odpowiedzi.
2. Jeśli sprawa posiada skomplikowany charakter lub jeśli do udzielenia porady jest potrzebne skorzystanie z dokumentów wymienionych w ust. 1, doradca:
   • zwróci się do Klienta celem uzupełnienia podanych przez niego informacji odnośnie stanu faktycznego sprawy lub przedstawienia treści dokumentów potrzebnych do udzielenia porady;
   • umawia klienta na kolejny termin, a do tego czasu klient jest zobowiązany dostarczyć do Biura dokumenty;
   • nie udziela porady w razie nieuzupełnienia informacji przez Klienta.
3. Doradca nie ma prawa zatrzymać ani przyjąć oryginalnych dokumentów, o których mowa w ust. 1. Z oryginalnych dokumentów doradca może korzystać wyłącznie w obecności klienta.
4. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, w przypadku zgłoszenia wniosku o udzielenie porady za pośrednictwem formularza na stronie www.biuroporadszczecin.pl, przesyłane będą do e-biura przez klientów w formie skanu dokumentów oraz gromadzone w wersji elektronicznej w systemie informatycznym.
5. Wysłanie zapytania za pośrednictwem formularza na stronie www.biuroporadszczecin.pl stanowi jednocześnie, że Klient wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych, w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r.poz 1182 – tekst jedn.) dla celów ewidencji Kart Doradczych związanych z projektem „Prowadzenie Biura Porad Obywatelskich w Szczecinie”.

§ 10

1. Doradca na etapie przyjęcia sprawy przeprowadza procedurę kwalifikacyjną klientów poradni, mającą na celu ustalenie, że klient zamieszkuje na terenie Szczecina. W razie ujawnienia okoliczności świadczących o tym, że klient nie jest mieszkańcem Szczecina, doradca niezwłocznie rezygnuje z prowadzenia sprawy.
2. W wypadku powzięcia wątpliwości co do rzetelności oświadczenia klienta, Biuro występuje o udzielenie dodatkowych wyjaśnień i ewentualne ich udokumentowanie. Odmowa udzielenia wyjaśnień lub odmowa wypełnienia karty, o której mowa w § 8, skutkuje brakiem możliwości udzielenia porady danemu klientowi.
3. W szczególnych przypadkach Klient może odmówić podania danych potrzebnych do wypełnienia Karty doradczej.
4. Porada zostanie udzielona przez doradcę w takim zakresie, w jakim klient dokonał zgłoszenia.
5. Doradca nie podejmuje decyzji za klienta.
6. Wszystkie informacje i dane uzyskane podczas udzielania porad odnoszące się do Klienta objęte są rygorem poufności oraz zakazem upubliczniania ich i przetwarzania. Wyjątek stanowią dobrowolnie podane dane osobowe przetwarzane wyłącznie w celu ewaluacji, monitoringu i sprawozdawczości w ramach zadania publicznego.

§ 11

DORADCY I WOLONTARIUSZE

1. Doradcy i wolontariusze udzielający e-porad pod nadzorem doradcy, dokładają wszelkich starań, aby porady były udzielane w sposób uwzględniający specyficzne potrzeby i możliwości klientów (np. osób w podeszłym wieku, niepełnosprawnych).
2. Porada udzielana w ramach Biura powinna być dla klienta zrozumiała i przedstawiać w miarę możliwości różne warianty rozwiązania przedstawionego problemu.
3. Przy udzielaniu porady doradcy i wolontariusze zobowiązani są do przestrzegania zasad: bezpłatności, aktualności, rzetelności, bezstronności, poufności oraz terminowości udzielania porad.
4. Doradca lub wolontariusz nie może udzielić porady, która umożliwiałaby popełnienie przestępstwa, bądź umożliwiała uniknięcie odpowiedzialności karnej za popełnione przestępstwo.
5. Doradca lub wolontariusz zobowiązany jest zachować w tajemnicy wszelkie okoliczności, o których dowiedział się w trakcie udzielania porady.
6. Doradca lub wolontariusz nie może odmówić złożenia zeznań dotyczących prowadzonej sprawy oraz odpowiedzi na pytanie sądu, prokuratora lub innego uprawnionego organu.
7. Doradcy i wolontariusze podpisują deklaracje bezstronności oraz akceptują wymienione w §4 warunki świadczenia poradnictwa.

§ 12

WARUNKI UDZIELANIA POMOCY PRAWNEJ

1. Do Biura może przyjść każda osoba z każdym problemem, niedopuszczalne jest dyskryminowanie i odmowa przyjęcia klienta, pod warunkiem spełnienia kryteriów wymienionych w § 5.
2. Biuro prowadzi, w zakresie dopuszczonym przepisami prawa, system informacji o obecnych i dotychczasowych klientach, gwarantujący zminimalizowanie ryzyka konfliktu interesów.
3. Biuro nie prowadzi spraw, w których może wystąpić konflikt interesu klienta z interesem:
   • SSKZ, w ramach którego działa Biuro,
   • osoby należącej do personelu Biura lub SSKZ,
   • prawnika i specjalistów/doradców,
   • PCK,
   • Fundacji Sektor 3,
   • ZR NSZZ „Solidarność” Pomorza Zachodniego,
   • Centrum Seniora,
   • Klubu Seniora Turkus,
   • innymi organizacjami, z którymi zostało zawarte porozumienie o współpracy.
   • Porad nie udziela się osobom pozostającym w sposób niebudzący wątpliwości pod wpływem alkoholu lub środków odurzających oraz osobom agresywnym. Zawsze wtedy proponowany jest inny termin spotkania.

§ 13

SKARGI I WNIOSKI

1. Skargi i wnioski dotyczące funkcjonowania Biura Porad Obywatelskich kierować można w formie pisemnej do Koordynatora projektu na adres: Stowarzyszenia Solidarne Kobiety Zawsze, 70-483 Szczecin, al. Wojska Polskiego 113/04;
2. Koordynator po przychyleniu się do skargi lub wniosku podejmuje stosowne działania w przedmiotowym zakresie, w przeciwnym razie przekazuje skargę lub wniosek do rozpatrzenia Zarządowi SSKZ.
3. Koordynator rozpatruje skargę lub wniosek w ciągu 14 kolejnych dni następujących po dniu wniesienia, natomiast Zarząd SSKZ w ciągu 14 kolejnych dni następujących po dniu przekazania przez koordynatora.
4. Biuro Porad oraz Biuro Projektu wykorzystuje skargi i uwagi klienta do poprawy jakości pracy.

§ 14

ODPOWIEDZIALNOŚĆ

Odpowiedzialność odszkodowawcza doradców, specjalistów, wolontariuszy Stowarzyszenia Solidarne Kobiety Zawsze, za ewentualne szkody wynikłe z działalności BPO i PBPO jest wyłączona w najszerszym dopuszczalnym przez prawo zakresie.

§ 15

STRUKTURA PUNKTU I ZASADY JEGO FUNKCJONOWANIA

1. Biuro Porad Obywatelskich i Punkty Porad Obywatelskiego działają w Szczecinie w lokalizacjach wskazanych na stronie www.biuroporadszczecin.pl w zakładce O nas – Kontakt.
2. Nadzór nad funkcjonowaniem Biura sprawuje Koordynator Projektu.
3. W BPO i PBPO dyżury pełnią doradcy. Ich pracę wspierają wolontariusze, odbywający wolontariat zgodnie z harmonogramem, ustalonym w porozumieniu ze Stowarzyszeniem Solidarne Kobiety Zawsze.
4. Porady będą udzielane podczas dyżurów pełnionych przez doradców, zgodnie z ustalonym po konsultacji z doradcami harmonogramem.
5. W razie wystąpienia skomplikowanych kwestii prawnych, w których konieczna będzie konsultacja specjalisty/eksperta, doradca umawiać będzie klienta na indywidualne konsultacje ze specjalistą/ekspertem w BPO lub PBPO (w uzgodnionym terminie).
6. Poradnictwo świadczone będzie 6 dni w tygodniu zgodnie z ustalonym harmonogramem dla BPO i PBPO.

§ 16

1. Doradcą może być wyłącznie osoba posiadająca wykształcenie wyższe oraz niezbędną wiedzę i umiejętności z zakresu, z którego udzielać będzie porad.
2. Doradca zobowiązany jest do stałego aktualizowania wiedzy i kwalifikacji.
3. Do obowiązków pracownika ds. informacji należy w szczególności zarządzanie pracą Biura, świadczenie informacji, koordynowanie systemu e-porad i pracy specjalistów prawników, psychologów, doradców zawodowych oraz prowadzenie ewidencji udzielonych porad.
4. Bezpośredni nadzór nad pracą pracownika ds. informacji sprawuje Koordynator projektu.
5. Ogólny nadzór nad działalnością Biura sprawuje Zarząd SSKZ.

§ 17

PRZEPISY KOŃCOWE

1. Dokumentacja projektu, w tym ankiety informacyjne wraz z kartami doradczymi będą archiwizowane i przechowywane po zakończeniu projektu przez 5 kolejnych lat w siedzibie Stowarzyszenia.
2. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2021 roku.
3. Regulamin dostępny jest w Biurze Porad Obywatelskich i w Punktach Biura Porad Obywatelskich oraz na stronie domowej SSKZ i BPO.
4. Zarząd SSKZ zastrzega sobie możliwość dokonania zmiany niniejszego Regulaminu.